Principi del quadro normativo

L’Archivio Storico, tenendo conto della particolare riservatezza delle fonti bancarie e dello stato di riordino dei fondi archivistici, garantisce il più largo accesso ai documenti, con osservanza della normativa vigente per i termini di consultabilità delle fonti, stabiliti in quarant’anni dalla loro origine per la generalità della documentazione, e in settant’anni in caso di documenti riservati relativi a situazioni puramente private delle persone (Codice deontologico; provvedimento n. 8/P del 14 marzo 2001 del Garante per la protezione dei dati personali, art. 10, e Codice dei Beni Culturali, D.L. n. 42/2004).
Il personale dell’Archivio Storico si attiene ai principi di libera fruibilità delle fonti, di correttezza e di non discriminazione verso gli utenti, nel rispetto delle norme previste dal summenzionato Codice deontologico agli artt. 1 e 5. Gli utenti che accedono alle fonti si assumono la responsabilità di un corretto trattamento e di un’appropriata divulgazione delle informazioni confidenziali e sensibili presenti nella documentazione, sottoscrivendo l’accettazione di quanto previsto dal Codice deontologico agli artt. 9-11.
L’Archivio Storico tutela, inoltre, i dati concernenti le situazioni patrimoniali dei clienti e gli aspetti individuali del rapporto di lavoro del personale delle banche, secondo le modalità previste dall’art.14 del presente regolamento.

Domanda di accesso

Oltre al personale del Gruppo Intesa Sanpaolo, per comprovate esigenze di lavoro, sono ammessi alla consultazione studiosi, ricercatori e laureandi. Per questi ultimi è necessaria una lettera di presentazione del docente relatore della tesi di laurea.
La domanda di accesso deve essere corredata da un progetto che illustri le finalità della ricerca e le modalità del suo svolgimento.
La domanda prevede da parte dell’utente:
1) la sottoscrizione delle responsabilità nel trattamento e nella divulgazione delle informazioni (di cui al precedente art. 11, comma 3);
2) la dichiarazione di essere a conoscenza delle leggi vigenti in materia di diritto d’autore;
3) l’impegno alla consegna di almeno un esemplare di ciascuna pubblicazione, tesi o altra elaborazione originata dalla consultazione, anche nell’eventualità in cui venga realizzata in anni successivi.

Autorizzazione

Le autorizzazioni per accedere alla consultazione dei documenti posseduti dall’Archivio Storico e/o alle informazioni in essi contenute si differenziano tra accesso libero, nel caso di fondi archivistici liberamente aperti alla consultazione, accesso speciale e fruizione del servizio di informazioni storiche, secondo quanto previsto dagli articoli che seguono.

Accesso speciale

Sulla base del progetto di ricerca presentato, l’Archivio Storico valuta i casi di accesso in deroga per la documentazione ancora in corso di riordino, compatibilmente con i vincoli di programmazione e con le risorse dell’Archivio stesso.
Le autorizzazioni per l’accesso speciale possono, in taluni casi, contenere cautele consistenti nella sospensione dalla consultazione di singoli documenti o fascicoli, fino allo scadere dei settant’anni prescritti dalla legge a protezione della riservatezza, oppure nel divieto di riproduzione.
Particolare attenzione è prestata, inoltre, all’attinenza, rispetto al fine della ricerca, dei documenti richiesti in consultazione.

Servizio di informazioni storiche

Il servizio di informazioni storiche consente di ottenere riscontri a fronte di domande puntuali, sia sulla presenza di fonti ancora non aperte al pubblico, sia su determinati quesiti di natura storica.
E’ accordata prelazione ai richiedenti interni, per fini di lavoro del Gruppo Intesa Sanpaolo.

Modalità di consultazione

La consultazione è ammessa su appuntamento ed è consentita solo nei locali dell’Archivio Storico appositamente destinati alla stessa. Essa avviene alla presenza del personale addetto.
Il visitatore è tenuto a farsi identificare all’atto della registrazione iniziale e ad apporre la propria firma sul registro delle presenze giornaliere.
Le Sale di studio sono aperte alla consultazione nei giorni feriali con orario 9.00-14.00, salvo un periodo d’interruzione di cinque settimane a partire dalla terza settimana di luglio, o quando si presentino esigenze eccezionali di sistemazione logistica o di inventariazione.

Servizio di consultazione

Il personale addetto alle Sale di studio assiste gli utenti e fornisce gli inventari e un servizio di orientamento utile al buon compimento delle loro attività di ricerca. A tal fine cura l’aggiornamento necessario delle conoscenze storiche, amministrative e tecnologiche di cui dispone.
Per agevolare la consultazione sono a disposizione degli utenti nella sala di studio le guide informatizzate ai fondi, gli inventari e gli altri strumenti di ricerca, liberamente consultabili anche sul sito Internet.

Norme comportamentali

È vietato introdurre nelle Sale di studio cappotti, soprabiti, borse, cartelle e altri contenitori.
Non è concesso l’uso di penne stilografiche, scanner, telefoni cellulari, registratori e simili.
L’utilizzo di apparecchiature fotografiche per esigenze specifiche deve essere espressamente autorizzato. E’ consentito l’uso dei computer portatili.
I visitatori sono tenuti al rispetto scrupoloso dell’ordine e dell’integrità dei faldoni posti a loro disposizione, nonché dei fascicoli e singoli documenti. Parimenti, sono tenuti a un corretto utilizzo delle attrezzature presenti nelle Sale di studio, prestando particolare attenzione ai lettori di microfilm e all’hardware messo a loro disposizione, con il divieto di inserire chiavette USB e altri supporti.

Modalità per la riproduzione dei documenti

È concessa la riproduzione libera e gratuita di una quantità limitata di carte per scopi personali di studio. Le copie cartacee o digitali ottenute non sono cedibili.
Eventuali richieste di particolare delicatezza o entità dovranno essere autorizzate dall’Archivio Storico.
Il permesso di riproduzione in fotocopia o in formato digitale non consente alcun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.

Modalità per la pubblicazione dei documenti

Sono permessi il riassunto, la citazione e la riproduzione di brani estratti dai documenti per scopi di ricerca storico-scientifica e di insegnamento. Ogni utilizzo deve essere corredato dall’esplicito riferimento al fondo archivistico e alla documentazione consultata.
Non è consentita la pubblicazione integrale dei documenti, salvo espresso benestare dell’Archivio Storico.

Diritti

La proprietà economico-letteraria di tutti i documenti prodotti nell’esercizio delle funzioni aziendali è di Intesa Sanpaolo.
L’eventuale utilizzazione per scopi editoriali di documenti, fotografie, audiovisivi e materiali multimediali viene concessa con specifica autorizzazione scritta e prevede, come condizione, la consegna di un numero concordato di copie o il pagamento di un corrispettivo proporzionato all’entità della richiesta.
Nel caso di donazioni o depositi di archivi privati da parte di dirigenti della Banca o di loro eredi, che contengano documenti definibili come “opere creative e frutto dell’ingegno”, vige la disciplina del diritto d’autore.

Sanzioni

Eventuali comportamenti di trascuratezza o inosservanza delle norme regolamentari, di cui ai precedenti artt. 11-12 e 18-21, potranno comportare la non accettazione di ulteriori richieste di accesso.